Las tecnologías clave para que trabajar de la casa no se transforme en una pesadilla para el negocio

En la era del BYOD, los smartphones y de la calidad de vida como un axioma innegociable, el teletrabajo crece aún cada vez más, pero para sostenerlo hay que tener una robusta infraestructura tecnológica, aparte de la seguridad informática y psicológica.

SEGÚN el Ministerio del Trabajo actualmente existen cerca de 500 mil personas teletrabajando en Chile, por lo que cada vez más se ha transformado en un tema de debate, tanto en las políticas públicas, como en las empresas. Si bien es una opción que existe hace tiempo, aún la cifra es baja. Para los especialistas, sus beneficios son muchos, como una mayor flexibilidad, productividad e innovación, sin dejar de lado la calidad de vida. Pero a pesar de las buenas intenciones, cualquier solución de este tipo terminará en fracaso si no se adoptan una serie de medidas tecnológicas para que no termine transformándose en un caos y dolor de cabeza para las compañías y la rentabilidad del negocio.

Un estudio realizado el año pasado por Cisco reveló que las empresas podrían aumentar su productividad hasta en 23%, reducir los costos de su planta física en un 18% y bajar el índice de ausentismo 63%, si sus empleados trabajaran desde sus casas. No por nada, esta compañía norteamericana ha sido una de las que más ha fomentado esta modalidad hace ya más de 10 años en todo el mundo. Por otro lado, un estudio de IDC estimó que el 2015, la población que teletrabaja en el mundo fue de 1.300 millones de personas, o sea, aproximadamente el 37,2% de la fuerza laboral global. Otro factor que ha acelerado el proceso es la alta movilidad y el uso de smartphones y tablets para aspectos laborales. Según IDC hubo aproximadamente 110 millones de empleados móviles en Latinoamérica el año pasado, y Chile es uno de los que más crece al respecto.

“En nuestro país existen herramientas que permiten que se desarrolle aún más el teletrabajo, como, por ejemplo, el crecimiento y uso de dispositivos tecnológicos y de internet, haciendo que no sea tan imprescindible asistir a una oficina a menos de que se tenga que ejecutar un proyecto de forma presencial. Los computadores, los smartphones y tablets, permiten que los trabajadores estén constantemente conectados”, comenta Jaime Soto, secretario general de la Asociación Chilena de Empresas de Tecnologías de la Información (ACTI), gremio que reúne a cerca de 200 firmas tecnológicas con operaciones locales.

Conectividad y aplicaciones adhoc

Para Soto, el primer camino a nivel tecnológico, aparte de la conectividad, es la importancia de integrar programas que permitan la comunicación ya sea a través de videoconferencias, mensajería instantánea, software complementarios de telefonía por internet. Por su parte, Fernando Martínez, gerente de ventas de servicios para Cisco Latam, cree que esta tendencia facilita por ejemplo la colaboración de equipos de trabajo distribuidos (empresas con negocios en regiones y casa matriz en Santiago) o móviles. “También, en un país con tantos fenómenos naturales que nos afectan, es en muchos casos la única forma de seguir operando aún en momentos de crisis. De todas formas, un punto clave a la hora de implementar el teletrabajo, más allá de la tecnología que se utilice, es definir correctamente los objetivos del empleado, de forma que ambas partes tengan claro como se lo va a medir”, dice Martínez. El ejecutivo estima que en términos generales, para poder hacer teletrabajo, el empleado debe poder acceder remotamente vía Internet a las herramientas que requiere para hacer su labor. Esto incluye, email, chat y telefonía corporativa, Intranet, bases de datos, aplicaciones ERP o de ventas, entre otras.

Para ello, uno de los métodos tradicionales que existe desde hace mucho tiempo es la VPN (Virtual Private Network) que crea un canal seguro y encriptado entre el dispositivo remoto y la empresa. “De todas formas, hoy a través de la autentificación remota de aplicaciones se pueden tener métodos aún más sencillos pero igual de seguros para trabajar a distancia. Desde ya, la velocidad de acceso a Internet del empleado debe ser acorde con el tipo de aplicaciones o medios de colaboración que usa, sobre todo si se utiliza video que inclusive puede ser HD”, aclara Martínez. Otro tema a destacar es la posibilidad de generar salas de reuniones virtuales con un solo click y en forma instantánea, para reemplazar las salas físicas y generar entornos de colaboración multimedia de fácil acceso desde cualquier dispositivo y lugar.

Pero quizá lo principal es tener claro si es que las tecnologías de información de la empresa permiten el trabajo remoto de sus trabajadores. ¿Se tiene la infraestructura TI adecuada? ¿Está la fuerza laboral capacitada e informada para usar aplicaciones de teletrabajo?

“Se debe tener una red que permita a los trabajadores conectarse a la información y sistema de la empresa desde cualquier lugar, no sólo desde sus casas. La virtualización y entrega de aplicaciones como servicio en este aspecto, son claves para implementar el trabajo desde fuera de la oficina”, explica Juan Manuel Gómez, gerente regional de ventas para la región Sur de Latinoamérica de Citrix, empresa que tiene como uno de sus focos las tecnologías para el teletrabajo. Según cifras de esta compañía, a nivel mundial, la cantidad de dispositivos administrados por empresas creció un 72%. “Otro buen consejo es chequear la situación de mis sistemas, y ver qué hacer con las llamadas aplicaciones legacy. Si tengo tecnología heredada o desactualizada bajo legacy, sabemos que la migración es un tema complejo. Aunque la recomendación siempre es actualizarse”, apunta Gómez.

Seguridad informática

El hecho de que los empleados trabajen fuera del entorno físico de sus oficinas, pone bastante nerviosos a muchos empleadores. Especialmente cuando hay información sensible que puede ser hackeada o simplemente, develada públicamente por BASE DE DATOS negligencia de los empleadores. Es por esto, que la seguridad informática es fundamental en una solución de teletrabajo. Más aún cuando una de las principales tendencias que se están dando actualmente es el denominado BYOD (Bring Own Tour Device), donde los mismos trabajadores de una empresa utilizan sus dispositivos para uso personal y laboral, lo que en muchos casos podría provocarle un mini infarto a los departamentos de TI.

“Es recomendable que siempre se intente como política hacia los empleados, tener el ecosistema de trabajo en el mismo dispositivo personal, así será más eficiente trabajar desde cualquier parte. Sin embargo, esto no puede implementarse si no es con un programa que permita compatibilizar ambas vidas en un dispositivo de forma segura”, indica Gómez de Citrix. Y para empeorar las cosas, un estudio de la consultora SailPoint realizado a nivel mundial a fines de 2015, arrojó que uno de cada cinco empleados de naciones desarrolladas (20%) está dispuesto a dar sus claves de acceso a la información de la empresa a cambio de dinero (y en muchos casos, no por mucho), cifra que aumentó con respecto al 2014.

Por ejemplo, la encuesta indicó que a nivel global, los están dispuestos a entregar la password corporativa por unos US$82.000 en promedio. La cifra más baja la presentó Francia, donde los galos lo harían por US$1.822 en promedio, mientras que al otro extremo, los holandeses venden la clave secreta por US$467.000. Si bien el estudio no incluye los países latinoamericanos, nuestra idiosincrasia indica que esta cifra bajaría bastante, razón que muchas empresas podrían ver al teletrabajo sólo como un bonito sueño. “Existen varios aspectos a considerar en este ámbito, como la seguridad física y seguridad informática”, plantea Martínez, de Cisco. Desde el punto de vista físico, el empleado debe contar con los elementos básicos para poder realizar su trabajo al igual que en su puesto de la oficina. En ese sentido, debe tener un cuarto, escritorio y silla acordes a un trabajo de 8 hrs diarias sin que su cuerpo se resienta por malas posturas, mala ventilación o iluminación, entre otros.

En el aspecto informático, en cambio, la empresa de debe contar con los recursos de protección y autentificación que permitan asegurar que el empleado que se está conectando tenga los accesos correspondientes según las aplicaciones que utilice. “Hoy ya existen numerosas soluciones en la nube que ya ofrecen todas estas seguridades embebidas en el servicio que se contrata, evitando que la empresa tenga que diseñar estos sistemas y pueda enfocarse en su negocio”, apunta el ejecutivo de la compañía originaria de Silicon Valley, California. Por otro lado, las tecnologías de gestión de dispositivos móviles (MDM, según su sigla en inglés), virtualización de escritorios y aplicaciones permiten tener todos los inventarios en línea y disponibles desde cualquier dispositivo con los más altos estándares de seguridad. “Esta tecnología tiene la posibilidad de que si el empleado deja de pertenecer a la organización, se puedan eliminar los archivos o aplicaciones entregadas de forma remota. O si sólo trabaja en un área geográfica a su cargo, tenga sólo acceso a la información de la empresa mientras se encuentre en la localidad permitida para trabajar”, concluye el gerente regional de ventas para la región Sur de Latinoamérica de Citrix.

Recuadro :Consejos para los empleados

Puede que una empresa realice grandes inversiones en una infraestructura orientada al teletrabajo, con sistemas de seguridad, políticas y capacitaciones. Pero si no existe una cultura y ciertas prácticas por parte de los empleados esto no funciona. La empresa ESET Latinoamérica das algunos consejos al respecto:

Todos los equipos que utilice el empleado deben tener instalada una solución de seguridad que permita protegerse contra la infección con códigos maliciosos.

Se debe garantizar que la red Wi-Fi a través de la cual se conecte el empleado a la red de la empresa, es una red segura.

Es muy importante que el usuario utilice contraseñas fuertes de al menos 10 caracteres combinando números, letras y símbolos. Además, tener cuidado de no utilizar nombres de personas, mascotas o fechas de nacimiento. Finalmente, es recomendable utilizar distintas contraseñas para los diferentes servicios y aplicaciones utilizados.

Mantener actualizadas las aplicaciones y el sistema operativo de la computadora personal, para garantizar que las vulnerabilidades estén correctamente solucionadas.

Dado que el uso de la computadora puede ser compartido, tener separadas las sesiones para que la información corporativa no quede expuesta ante un daño en su integridad.

Desde el punto de vista físico, el empleado debe contar con los elementos básicos para poder realizar su trabajo al igual que en su oficina.

Es recomendable que siempre se intente, como política hacia los empleados, tener el ecosistema de trabajo en el mismo dispositivo personal.

Los beneficios del teletrabajo son muchos, como más flexibilidad, productividad e innovación, además de la calidad de vida.

Las empresas podrían aumentar su productividad hasta en 23% si sus empleados trabajaran desde sus casas.

Algunas empresas empiezan incluso por apostar por la realidad virtual como herramienta para las reuniones.