Las pymes y el mercado para la facturación electrónica

El próximo 1 de agosto vence el plazo otorgado por el SII para que pequeñas y medianas empresas puedan adoptar el sistema de facturación electrónica a sus procesos de industria. Lo anterior, para sumarse a la forma de operar que se instaurará en todo Chile a partir de febrero del 2017.

A partir de este sistema de documentación tributaria, todas las pymes de sectores urbanos, cuyos ingresos superen las 2.400 UF y no excedan las 100.000 UF, tendrán el deber de incorporar la factura electrónica con la seguridad proporcionada por el Certificado Digital, mecanismo que permite y garantiza la validez tributaria de cada uno de los documentos, transformándose, de esta forma, en comprobantes de pago autorizados por el SII.

En la actualidad, son cientos las empresas chilenas que utilizan distintos métodos que facilitan la ejecución de su negocio, como, por ejemplo, la reducción en costos y fidelización de sus clientes, pero no en la forma de documentar digitalmente sus procesos. Independiente del rubro y del tamaño de la empresa, todas deben adaptarse a los nuevos tiempos y que esta no muera en el intento.

Serie de mejoras

Las ventajas son múltiples con esta implementación, comenzando por el olvido del papel para pasar a procesos tecnológicos. Se trata de beneficios que resultan de la incorporación de tecnología en los diversos procesos. Por ello, cuando sumamos al carro digital la documentación y trámites que ya debe realizar todo el segmento empresarial, vemos automáticamente una serie de mejoras a nivel interno y también en el impacto nacional.

Una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa y así permitiendo un mayor control. Respecto a esto, la facturación electrónica permite un correcto almacenamiento de documentos relacionados a la tributación en línea y los cuales pueden ser respaldados con softwares o hardware externos.

Sobre este último punto, son diversos los programas por los que las empresas pueden optar al realizar la facturación electrónica. El mercado ofrece varios sistemas que permiten ser integrados a ERP o a softwares de gestión empresarial. Este permite facturar electrónicamente, con funcionalidades acordes a las necesidades de cada empresa y compatibles con sus propios sistemas. Además, el SII otorga la facilidad, por medio de su sitio web, de poder realizar el trámite mediante una funcionalidad básica y gratuita y la cual tiene como objetivo permitir al contribuyente emitir y recibir documentos tributarios, facturas electrónicas, notas de crédito.

Otra de las ventajas que genera la facturación electrónica es, por ejemplo, la mejora de oportunidades de alcance hacia los clientes, en vista de que la factura podrá ser enviada de forma online con las legalidades y normas correspondientes y exigidas por el SII. A su vez, este servicio proporciona la agilización de procesos administrativos de la empresa y de cobranza, por lo cual disminuye los costos de transacción, puesto que los envíos son inmediatos.

Por otro lado, los beneficios no solo alcanzan a los contribuyentes, sino también al sector público, puesto que se genera una mayor recaudación y también fiscalización, ya que, al ser electrónico, esta mejora la declaración de impuestos disminuyendo, de forma considerable, la evasión.

Solución efectiva

Para que la pyme pueda unirse al mundo de la facturación electrónica existen diversas preguntas que estas deben plantearse. Por ejemplo, saber si el proveedor cuenta con niveles de seguridad adecuados, puesto que es importante la garantía del respaldo adecuado de la información. En este caso, es de suma relevancia que se garantice la autenticidad de los documentos electrónicos puesto que la norma del SII considera imprescindible el uso del Certificado Digital o firma electrónica.

Por otra parte, es fundamental considerar si todas las necesidades de la empresa se adecuan a los servicios proporcionados por el proveedor donde, este último, deberá evaluar si el sistema soporta los documentos tributarios, facturas de compra, liquidaciones, impuestos especiales, entre otros.

Finalmente, la empresa deberá juzgar si se le ofrece una solución efectiva con cobertura total de sus demandas. Es decir, si el proveedor otorga un alto nivel de servicio en el uso de la factura y cumple todos los aspectos normativos dictados por el SII.

Si consideramos los cambios y beneficios que se gestan a partir de la implementación de la facturación electrónica al país, focalizándose en procesos administrativos más eficientes y rápidos, con disminución en los errores producidos en los procesos de generación, entrega y almacenamiento, podemos observar que, como consecuencia, se crean empresas interconectadas y más productivas, con un nuevo valor agregado que, en definitiva, las vuelve más competitivas.

Por Jaime Soto, secretario general de la Asociación Chilena de Empresas de Tecnología de Información A.G. (Acti).